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Strategische Vorteile eines eigenen virtuellen Veranstaltungsortes

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Die Zukunft der Arbeitswelt ist bereits da und sie ist dezentraler und globaler als je zuvor. Untersuchungen zufolge verbringen 83 % der Arbeitnehmer bis zu einem Drittel ihrer Arbeitswoche in Videokonferenzen und weitere 55 % geben an, dass sie heute mehr Meetings abhalten als zu Zeiten, als sie noch vollständig im Büro gearbeitet haben. In dem Maße, in dem Unternehmen heute auf interne virtuelle Meetings setzen, nehmen auch virtuelle Veranstaltungen im B2B- und Unternehmensbereich zu.  

Mit der Entstehung des Metaverse und der immersiven Technologien versuchen Unternehmen nun ihre virtuellen Veranstaltungen zu differenzieren, in dem sie diese nicht ausschließlich als Videokonferenzen durchführen, sondern in ihren eigenen virtuellen Veranstaltungsräumen abhalten.

Einfach ausgedrückt: Ein virtueller Veranstaltungsort ermöglicht es Unternehmen, das Engagement und die Interaktivität einer physischen Veranstaltung in ein immer verfügbares, flexibles Medienzentrum zu verlagern. Auf dieses können die Besucher überall und jederzeit zugreifen und können nicht nur an Videochats und Ferngesprächen teilnehmen, sondern auch an einer Vielzahl von immersiven Erfahrungen.

Bevor wir herausfinden, warum ein virtueller Veranstaltungsort eine hervorragende Option für Ihr Unternehmen sein könnte, werfen wir einen Blick auf einige der klassischen Probleme mit physischen, vor Ort stattfindenden Veranstaltungen.

Warum erscheint die Planung von Veranstaltungen anstrengend und übereilt?

Schon vor dem Aufkommen virtueller Veranstaltungen war die Planung von Veranstaltungen schwierig. Die Ausrichtung von Hunderten oder gar Tausenden von Delegierten an einem riesigen Veranstaltungsort bringt alle möglichen Herausforderungen in Bezug auf die Vermeidung von Unsicherheiten, die Skalierbarkeit und den Zeitplan mit sich.


Zu diesen Herausforderungen gehören:

  • Arbeitskräfte und Personal: Die Planung einer erfolgreichen Veranstaltung kann sich als äußert schwierig erweisen, wenn es um Personal geht. Nicht nur in Bezug auf Ihr eigenes Team und etwaige Redner, sondern auch in Bezug auf den Baubetrieb, das Personal für die Bewirtung, die Reinigung des Veranstaltungsorts und vieles mehr. Hinzu kommt die Unvorhersehbarkeit der Teilnehmerzahl am Veranstaltungstag selbst.
  • Reisebeschränkungen in anderen Regionen: Auch wenn dies seit der COVID-19-Pandemie glücklicherweise kein Problem mehr ist, ist das Reisen nicht mehr so einfach wie früher und es ist nach wie vor schwierig, Delegierte dazu zu bewegen, für eine Veranstaltung oder Konferenz ins Ausland zu fliegen.
  • Kosten- und Budgetbeschränkungen: Eine Veranstaltung kostendeckend, geschweige denn gewinnbringend zu gestalten, ist unglaublich schwierig, da die Organisationen mit der Anzahl an Teilnehmern und Sponsoren jonglieren müssen, während die Betriebskosten in die Höhe schnellen.
  • Verfügbarkeit und Kapazität des Veranstaltungsortes: Es kann wahnsinnig schwierig sein, den richtigen Veranstaltungort zum richtigen Zeitpunkt zu finden, vor allem, wenn die Preise weiter steigen. Selbst wenn Sie den richtigen Ort zur richtigen Zeit finden, kann die ganze Sache an grundlegenden Dingen wie A/V- oder Catering-Einrichtungen scheitern.
  • Zeit- und Projektmanagement: Eine Veranstaltung vom Konzept bis zur Durchführung zu begleiten, ist ein großes Unterfangen mit Dutzenden von beweglichen Teilen. Das Projekt- und Zeitmanagement bei der Planung von Veranstaltungen ist besonders knifflig, da die Manager die Bedürfnisse vieler verschiedener Interessengruppen unter einen Hut bringen müssen.

All diese Herausforderungen zusammengenommen können die Planung einer Veranstaltung extrem stressig und schwierig machen - und es kann eine riskante Investition von Zeit und Geld sein, wenn zu wenig Personen teilnehmen.

Kein Wunder, dass Organisationen und Unternehmen auf virtuelle Veranstaltungen setzen, um kluge Köpfe mit ihren Kunden zusammenzubringen und neue Ideen und Diskussionen zu generieren.

Die Nachteile virtueller Veranstaltungsorte

Nicht jede Veranstaltung in einer virtuellen Umgebung funktioniert genauso wie vor Ort. Wenn Sie praktische Workshops, informelle Treffen oder ähnliche Veranstaltungen durchführen möchten, kann es schwierig - aber nicht unmöglich - sein, diese in die virtuelle Welt zu übertragen. Das liegt daran, dass bestimmte Veranstaltungsformate darauf angewiesen sind, dass das Publikum eine physische Erfahrung macht.

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Virtuelle Veranstaltungen sind nicht für jeden geeignet - und das ist auch gut so!

Eine Lebensmittel- und Getränkemesse beispielsweise ist an einem virtuellen Veranstaltungsort schwierig, da sie eine sinnliche Erfahrung ausschließt - obwohl es natürlich immer noch möglich ist, eine virtuelle Diskussion zu führen, während die Teilnehmer physische Proben genießen. Ähnlich verhält es sich mit Events, die körperliche Berührungen oder Engagement erfordern, wie z.B. ein Gruppenübungs-Workshop, der in einem virtuellen Veranstaltungsraum schwierig, aber nicht unmöglich ist. Wenn sich Ihr virtueller Veranstaltungsraum in einer AR-/VR-Metaverse-Anwendung befindet, gibt es die zusätzliche Barriere der Ausrüstung und Hardware.

Schließlich stellt sich die Frage, wie man die Aufmerksamkeit der Teilnehmer aufrechterhalten kann. Die Investition von Zeit und Geld eines Delegierten bei einer Online-Veranstaltung ist bei weitem nicht so hoch wie bei einer physischen Veranstaltungen. Die virtuelle Veranstaltung kann zwar die Teilnehmerzahl erhöhen, bedeutet aber auch, dass die Veranstalter sich mehr anstregen müssen, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu gewinnen.

Warum sollten Sie also einen eigenen virtuellen Veranstaltungsraum besitzen?

Abgesehen davon bietet ein virtueller Veranstaltungsort für die überwiegende Mehrheit der heutigen Unternehmensveranstaltungen die Möglichkeit, Ihren Publikumsumfang massiv zu erweitern und ihm neue, skalierbare Möglichkeiten zu bieten, mit Ihren Rednern, Partnern und Inhalten in Kontakt zu treten.

Das liegt daran, dass die beiden größten Nachteile eines virtuellen Veranstaltungsortes - die Einbindung der Besucher und die Anwesenheit - dank der Flexibilität, die virtuelle Räume bieten, auch zwei der größten Chancen sind.

Erstens können Sie an virtuellen Veranstaltungsorten eine nahezu unbegrenzte Anzahl von Personen zu einem Bruchteil der Kosten eines physischen Veranstaltungsortes unterbringen. Ihre Teilnehmer und Referenten müssen nicht anreisen und Sie können den Veranstaltungsort immer wieder für künftige Veranstaltungen nutzen. Bei der richtigen Veranstaltungsart können Sie also ein Publikum in Märkten ansprechen, die Sie normalerweise nicht erreichen würden.

Und dann ist da noch das Engagement. Ihr virtueller Veranstaltungsort ist vollständig wiederverwendbar und anpassbar, d.h. Sie können ihn in Zukunft immer wieder für verschiedene Veranstaltungen nutzen und ihn genau auf die Bedürfnisse der jeweiligen Veranstaltung abstimmen.

Jede neue Veranstaltung ist eine Gelegenheit, kreativ darüber nachzudenken, wie Sie Ihr Publikum ansprechen könnn, wobei Sie völlig freie Hand bei der Gestaltung des Aussehens und der Atmosphäre Ihres virtuellen Raums haben. Dank der uneingeschränkten Verfügbarkeit können Ihre Besucher jederzeit immer wieder darauf zugreifen und Sie können Inhalte auf Abruf bereitstellen, wie es bei einer physischen Veranstaltung nie möglich wäre.

Sie brauchen sich keine Gedanken über Gesundheits- und Sicherheitskontrollen zu machen und da die Kosten wesentlich geringer sind, können Sie Ihre Ressourcen direkt dafür einsetzen, Ihren Teilnehmern schnell und effektiv das bestmögliche Erlebnis zu bieten.

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Ideale Anwendungsfälle für Ihren virtuellen Veranstaltungsort

Wie wir bereits herausgefunden haben, gibt es bestimmte Veranstaltungen, die in einem virtuellen Veranstaltungsraum einfach nicht funktionieren. Aber es gibt unzählige andere, die es tun.

Viele unserer Kunden nutzen ihre Veranstaltungsräume für interne Veranstaltungen und runde Tische für ihre externen Teams und haben so die Möglichkeit, ihre Mitarbeiter außerhalb einer Videokonferenz zusammenzubringen.

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Digital brand messaging - MEETYOO Go
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Auch für Pesonalabteilungen sind sie eine gute Möglichkeit, Online-Karrieremessen und -Veranstaltungen durchzuführen und Bewerbern einen Einblick in die Unternehmenskultur und die verfügbaren Stellen zu geben. Als leicht zugänglicher Veranstaltungsort kann ein virtueller Veranstaltungsraum dazu beitragen, Ihre Initiativen für Vielfalt und Integration zu fördern und Ihren Teams einen Raum zum Treffen, Chatten und Zusammenarbeiten zu bieten.

Virtuelle Veranstaltungsorte eignen sich auch hervorragend für Veranstaltungen mit externen Interessengruppen. Virtuelle Konferenzen sind ein naheliegendes Beispiel, aber diese können weit über Keynotes hinausgehen. Ihr virtueller Veranstaltungsort kann eine Ausstellungsfläche bieten, auf der die Besucher Ausstellungen besuchen und mit Teammitgliedern an gebrandeten Ständen sprechen können.

Letzlich sind virtuelle Veranstaltungsorte die natürliche Weiterentwicklung von Webinaren und Videokonferenzen. Mit der Entwicklung immersiver Technologien werden virtuelle Veranstaltungsorte immer häufiger und gefragter. Wenn Sie die a Puls der Zeit sein wollen, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um den Sprung in den eigenen virtuellen Raum zu wagen.

Darüber hinaus muss es nicht schwierig sein, einen eigenen virtuellen Veranstaltungsort zu erstellen. MEETYOO Go ist unser leistungsstarker Self-Service-Editor zur Erstellung und Anpassung Ihres eigenen Veranstlatungsortes für immersive virtuelle Events. Er kombiniert zahlreiche Vorlagen und markterprobte Funktionen, mit denen Sie im schnell und einfach individuelle Online-Ausstellungen, Messen mit virtuellen Messeständen und virtuelle Konferenzen erstellen können.

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