Cómo maximizar el rendimiento de tu evento virtual en 2022

Organizadores de eventos y profesionales del marketing | 7 minutos

Muchas empresas y organizaciones están optando por la vía virtual para sus próximos eventos en 2022. Las reuniones virtuales son accesibles, ahorran dinero y son más sostenibles que los eventos presenciales. Pero puede ser difícil medir su éxito sin saber qué análisis hay que buscar. Por eso hemos elaborado esta guía estratégica para medir y aumentar el rendimiento de los eventos virtuales.

Medición de la rentabilidad de los eventos

Al igual que todas las decisiones empresariales, antes de organizar un evento virtual deben fijarse objetivos específicos e indicadores clave de rendimiento (KPI) como parte del proceso de planificación. Lo que hay que buscar y cómo evaluar los criterios de estos KPI puede ser un poco diferente del método estándar de retorno de la inversión.

Aunque las ventas de productos y las métricas financieras son los indicadores más directos del retorno de la inversión (ROI), en el caso de los eventos virtuales hay que dar algunos pasos más para obtener la cifra del retorno del evento (ROE).

En primer lugar, se debe calcular el coste total de la celebración de su evento, desde la tarifa por el alojamiento en la plataforma virtual hasta el tiempo del personal empleado en la planificación y creación de contenidos, pasando por el presupuesto de marketing.
A continuación, se puede utilizar una serie de herramientas, análisis y métricas para medir el impacto del evento, tanto cualitativa como cuantitativamente. Los ingresos generados como resultado directo del evento son un sólido indicador cuantitativo. La mejora de la experiencia del cliente y el conocimiento de la marca son mediciones cualitativas difíciles de definir con una sola métrica, pero no menos valiosas que los ingresos directos a largo plazo.
El último paso consiste en medir el coste total del evento en relación con los objetivos y resultados que estableció como parte de la planificación del mismo.

Virtual event engagement - Debates and Discussions

Veamos un ejemplo. Si el objetivo del evento virtual es generar inscripciones anticipadas para el lanzamiento de un producto, puede utilizar el número total de clientes potenciales que captó para medir su ROE. Si el coste total de su evento virtual fue de 3.000 dólares y captó 100 clientes potenciales, según la inteligencia de mercado, el 30% de estos clientes potenciales compraron el producto. En efecto, estos 30 nuevos clientes de pago cuestan 100 dólares cada uno. Si cada uno de estos clientes gasta 100 dólares o más, habrá obtenido un beneficio neto y un ROE positivo.

Lo mejor del ROE en los eventos virtuales es el alto nivel de inteligencia de mercado que se puede obtener utilizando análisis y métricas que no están disponibles durante los eventos físicos. Hay muchas formas de hacer un seguimiento de la participación de los usuarios que hacen que el ROE se extienda mucho más allá de la generación inicial de clientes potenciales y las ventas de productos. Esto puede ser útil para generar no sólo ventas directas durante el evento, sino también futuros contactos.

Planificación de eventos para un ROE exitoso

Una de los aspectos más importantes que hay que hacer para asegurarse de alcanzar el objetivo de ROE es establecer los objetivos del evento.

Empieza con las siguientes preguntas: ¿Cuál es el objetivo del evento virtual? ¿Y cuál es el resultado deseado? Los siguientes son objetivos comunes de los eventos virtuales:

Llegar a nuevos clientes: la generación de clientes potenciales suele ser el objetivo más buscado en los eventos virtuales.
Concienciación de la marca: organizar un evento para dar a conocer tu empresa o una campaña específica, un producto o una misión relacionada con la RSC es una buena forma de acceder a nuevas redes.
Ventas: aprovechar las ventas directas en un evento virtual o generar contactos para el lanzamiento de un producto.
Generación de ingresos: la métrica de ROE más fácilmente calculable, los eventos virtuales pueden generar ingresos a través de la venta de entradas, el patrocinio y las ventas directas.

Comprender el objetivo del evento es clave para evaluar el ROE general

Con un objetivo claramente definido, ahora se puede planificar la obtención de clientes potenciales del evento virtual de forma similar a los eventos físicos. Las plataformas de eventos virtuales utilizan funciones digitales que facilitan y hacen más eficiente la captación de clientes potenciales.

Una de las formas más usuales para conseguir más clientes potenciales es organizando talleres sobre temas específicos o sesiones de trabajo que se dirijan directamente a un determinado sector de los asistentes del evento. Si el evento virtual está comercializando un nuevo producto, ¿por qué no organizar eventos sobre los problemas que el producto resuelve para conseguir más subscripciones de los asistentes? Además, al incluir zonas VIP para la preinvitación e invitados especiales para los talleres se puede añadir prestigio y animar a los asistentes de alto nivel a participar.

También es posible utilizar los stands virtuales con avatares de vídeo personales de los representantes de ventas para generar confianza con los clientes y añadir visibilidad y personalidad a las marcas representadas. Los stands digitales incluyen una variedad de funciones interactivas que facilitan la interacción con los visitantes y crean oportunidades para charlas privadas o reuniones de seguimiento. Los diseños interactivos y las bibliotecas multimedia integradas también los convierten en un medio ideal para mostrar información sobre los productos. Las listas de productos muestran imágenes, descripciones y precios que pueden mostrarse en un diseño de mosaico. También es posible añadir botones de interes individuales para redirigir a los visitantes a documentos vinculados o a entradas de la tienda online. Incluso también es posible integrar el software predilecto de CRM directamente en las funciones de los eventos para capturar y cargar instantáneamente los datos de los clientes potenciales para su respectivo seguimiento.

Generación de clientes potenciales para maximizar la rentabilidad de los eventos virtuales

Al organizar un evento virtual, se aumenta instantáneamente la posibilidad de un mayor número de clientes potenciales que se pueden atraer en comparación con los eventos presenciales. No hay restricciones en cuanto a los asistentes, ni límite de capacidad del lugar de celebración, ni restricciones geográficas. Miles de visitantes pueden conectarse desde Colombia hasta China, Alemania o las Bahamas con un solo clic. Esto es genial si tienes un grupo objetivo muy nicho y especializado que está disperso por todo el mundo.

Pero para maximizar y comprender realmente el resultado de nuevos clientes potenciales, se necesitan aprovechar los datos y los informes detallados disponibles del y en el evento.

Los eventos virtuales generan informes detallados, tanto estándar como individuales, del comportamiento de los usuarios y de todos los visitantes. Las herramientas de información recogen perfiles de visitantes únicos que muestran información general como la ubicación de los usuarios, el tiempo que pasan en línea y los inicios de sesión repetidos. Sin embargo, el verdadero potencial de generación de leads se encuentra cuando se profundiza en los datos que registran el tiempo que los usuarios pasan en stands específicos, viendo vídeos, viendo transmisiones del auditorio, interactuando con el contenido, descargando materiales y el número de intercambios de chat.

Professional project management - Virtual event planning

Los eventos virtuales registran niveles granulares de detalle con análisis que pueden ayudar a definir futuras campañas e interacciones con los clientes.

Además, el contenido y la interacción anteriores y posterior al evento pueden marcar una gran diferencia en la captación de clientes potenciales y el ROE. Los talleres y los discursos de apertura se pueden grabar y reutilizar para el marketing por correo electrónico y las campañas en las redes sociales para mantener a los clientes potenciales calientes como parte del seguimiento del evento.

Con los posibles talleres simultáneos que se celebren en el evento, es beneficioso para los asistentes poner el contenido a su disposición después del evento con un cortés seguimiento por correo electrónico tipo "En caso de que se lo haya perdido" que no sólo les da una segunda oportunidad de verlo, sino que amplía el valor de vida del evento indefinidamente.

Un gran impulso a la cuenta de resultados y al ROE es el ahorro comparativo que se consigue al pasar a lo virtual en primer lugar. Los eventos digitales son más rentables que los tradicionales eventos presenciales y, por término medio, se puede esperar un ahorro de alrededor del 25% por el simple hecho de organizarlos en línea.

Patrocinio y publicidad para obtener ingresos adicionales

Una forma de desbloquear una fuente de ingresos adicional es ofrecer opciones de patrocinio tanto para el evento en vivo como para todas las comunicaciones del evento, como en las publicaciones en las redes sociales y el marketing por correo electrónico. El patrocinio de eventos virtuales ofrece diversas oportunidades para presentar a los socios y patrocinadores, ayudarles a aumentar el conocimiento y la exposición de su marca y generar nuevos contactos potenciales para clientes potenciales y ventas.

Los eventos virtuales utilizan una variedad de características para destacar a los patrocinadores en el lugar del evento, y pueden incorporar opciones escalonadas para dar mayor visibilidad a los patrocinadores premium. Por ejemplo, un patrocinador premium de primer nivel podría asegurarse el banner más visible en el espacio más popular, y un paquete de promociones en redes sociales y correo electrónico en el marketing previo al evento. También podría obtener publicidad en vídeo durante las ponencias, o acceso a todos los visitantes que hayan optado por recibir información de marketing.

Del mismo modo, puede optar por incluir anuncios en la producción audiovisual de las sesiones del evento. Esto tiene la ventaja combinada de proporcionar un contenido atractivo y de alto valor de producción a sus visitantes durante las sesiones, y de crear otra oportunidad de ingresos adicionales a través de la promoción pagada.

Los eventos virtuales tienen la oportunidad de estar disponibles 24 horas al día, 7 días a la semana, lo que crea un valor adicional a las franjas de patrocinio. La posibilidad de utilizar una plataforma virtual intuitiva y atractiva para mostrar las soluciones de un proyecto al mundo, en todo momento a través de los ordenadores o dispositivos móviles, aumenta el índice de visitantes y el precio del patrocinio.

La conclusión más importante del ejercicio de ROE es que hay innumerables oportunidades que se pueden aprovechar antes, durante y después del evento. Si se mantiene como prioridad el propósito y el objetivo inicial del evento, se podrá aumentar la generación general de contactos y obtener más ingresos.